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Wiederkehrende Büroarbeit läuft automatisch: nachvollziehbar und protokolliert. Wir finden die Abläufe, bei denen sich das lohnt, und setzen sie um.
12 Personen
Mehrere Tools, Kundenfreigaben und Landingpages laufen parallel; Zuständigkeiten sind im Alltag oft mündlich geregelt.
Kampagnen müssen live gehen, Kunden erwarten schnelle Korrekturen, interne Reports entstehen per Copy-Paste.
Erster sinnvoller Schritt: Staging, Rollenrechte, Dokumentation und ein erster prüfbarer Workflow schaffen Ordnung ohne großen Umbau.
Terminbestätigungen per Hand, Daten aus Formularen ins CRM tippen, Berichte manuell zusammenstellen. Diese Aufgaben fressen täglich Zeit und sind fehleranfällig, nicht weil sie komplex sind, sondern weil sie repetitiv sind und keiner sie gerne macht.
Wir bauen diese Abläufe als automatische Workflows: mit n8n, einem Workflow-Werkzeug, das auf unserem EU-Server läuft, nicht in einer US-Cloud. Jeder Lauf wird protokolliert, bei Fehlern gibt es eine Benachrichtigung. Kein überdimensioniertes Projekt: Wir starten mit einem einzelnen Ablauf.
Hinweis: Unser Automationsangebot befindet sich im Aufbau. Die folgenden Beispiele zeigen typische Einsatzmöglichkeiten und werden auf Basis Ihrer Anforderungen umgesetzt.
Eine Größenordnung, kein Versprechen: Ihre Zahlen nehmen wir im Erstgespräch auf.
Rechenweg: 15 Minuten × 220 Arbeitstage = 3.300 Minuten, also rund 55 Stunden: mehr als eine volle Arbeitswoche. Und das bei nur einem einzigen Ablauf.
Abläufe, die uns in kleinen Betrieben immer wieder begegnen und die sich mit überschaubarem Aufwand automatisieren lassen.
Kunde bucht online → Bestätigungs-E-Mail → Kalendereintrag → Erinnerung 24 h vorher. Null manueller Aufwand und deutlich weniger vergessene Termine.
Eingehende Rechnungen werden erfasst, kategorisiert und zur Freigabe weitergeleitet. Jede Rechnung ist nachvollziehbar abgelegt, keine geht im Posteingang unter.
Kontaktformular auf der Website füllt automatisch Ihr CRM. Kein manuelles Abtippen, keine Zahlendreher in Telefonnummern.
Monatliche Reports zu Website-Zugriffen oder offenen Anfragen, automatisch zusammengestellt, pünktlich per E-Mail zugestellt.
E-Mail-Konto, Systemzugänge, Willkommens-Checkliste: automatisch angelegt, ohne dass am ersten Arbeitstag jemand daran denken muss.
Ein Bild, das uns immer wieder begegnet: Ein einzelner Ablauf kostet jeden Tag ein paar Minuten und über das Jahr ganze Arbeitstage. So kann ein erster Workflow aussehen.
Buchung kommt rein, Patient erhält Bestätigung, Team sieht den Termin im Kalender, Erinnerung läuft automatisch. Konkretes Detail: Die Erinnerung 24 h vorher senkt die Zahl der unentschuldigt versäumten Termine spürbar.
weniger TelefonaufwandKontaktformular erfasst Projektart, Region und Rückrufzeit. Die Anfrage landet strukturiert in der Aufgabenliste: statt als formlose E-Mail, die zwischen Lieferantenpost untergeht.
keine verlorenen AnfragenKennzahlen aus den Tools werden monatlich gesammelt und als kurzer Statusbericht an Kunden verschickt: am selben Tag im Monat, im selben Format, ohne Copy-Paste aus vier Browsertabs.
planbarer Reporting-AufwandWir automatisieren mit nachvollziehbaren Regeln: Wenn X passiert, mache Y. Das ist zuverlässig, prüfbar und wartbar und jeder Lauf steht im Protokoll.
KI setzen wir nur dort ein, wo sie prüfbar hilft: etwa beim Vorsortieren von Dokumenten oder beim Vorschlagen einer Kategorie, die ein Mensch bestätigt. Ob das für Ihren Fall sinnvoll ist, sagen wir Ihnen offen im Konzept.
Das klingt effizient, erzeugt aber oft neue Fehlerquellen. Besonders kleine Teams brauchen zuerst einen Ablauf, der stabil läuft.
Stattdessen: Ein erster Workflow mit klarer Auslösung, Testdaten, Protokoll und Rückfallweg.
Welche Prozesse kosten Zeit? Wo passieren Fehler? Gemeinsam finden wir die besten Kandidaten.
Wir dokumentieren den geplanten Ablauf, die Tools und die Sicherheitsmaßnahmen. Sie sehen vorab, was gebaut wird.
Automation wird gebaut und mit echten Daten getestet.
Die Automation läuft. Ihr Team wird eingeschult. Dokumentation übergeben.
Wir überwachen, beheben Probleme und optimieren bei Bedarf.
Auch Automationen bauen wir nach denselben Prinzipien wie jedes andere Erutix-Setup:
Jeder Zugang bekommt nur die Rechte, die tatsächlich gebraucht werden.
Relevante Aktivitäten werden protokolliert, nicht erst nach einem Vorfall.
Sicherheitsupdates werden priorisiert eingespielt.
Ein Restore wird geprobt, bevor Sie sich im Ernstfall darauf verlassen müssen.
Zugangsdaten werden sicher verwaltet, nie im Klartext.
Jedes Setup wird dokumentiert. Anbieterwechsel jederzeit möglich.
API-Schlüssel werden verschlüsselt hinterlegt, nie im Klartext im Workflow.
Jeder Workflow bekommt nur Zugriff auf die Systeme, die er tatsächlich braucht.
Wir starten klein: ein erster Workflow, sauber gebaut. Erst wenn der läuft, kommen weitere dazu.
Halbtag: Prozesse aufnehmen, Potenzial bewerten, priorisieren. Ergebnis: schriftlicher Maßnahmenplan.
Eine Automation (z. B. Terminbestätigung, Rechnungsablage, Datensynchronisation) inkl. Tests und Doku.
Komplexere Szenarien mit 3-5 verbundenen Schritten, Fehlerbehandlung, Benachrichtigungen.
Monitoring, Anpassung an API-Änderungen, kleine Erweiterungen. Optional, jederzeit kündbar.
Lizenzkosten für genutzte Tools (z. B. n8n self-hosted, Zapier, Make) werden 1:1 weitergegeben oder direkt von Ihnen bezahlt. Tagessatz für individuelle Entwicklungen: XXX €.
Sichere IT beginnt bei der ersten Entscheidung.Bei Automation heißt das: erst einen Ablauf verstehen, dann einen kleinen Workflow zuverlässig betreiben.
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo Automation für Sie Sinn macht. 20-30 Minuten, kostenlos.
20-30 Min., kostenlos & unverbindlich. Wenn wir keine sinnvollen Maßnahmen identifizieren, sagen wir es ehrlich.